SAP Validierung: fehlerfreier arbeiten im ERP-System
Foto: von Tirza van Dijk unter CC0 1.0
Nicht die Menge an Daten in einem System ist entscheidend, sondern deren Qualität. SAP Validierung hilft Unternehmen dabei, diese Qualität bereits bei allen Eingaben und auch während laufender Vorgänge sicherzustellen.
Werden Daten in ERP Systeme eingegeben, wird üblicherweise eine Validierung, sprich, eine Verprobung gegen andere Werte, nötig. Bei der SAP Validierung erfolgt die Verprobung entweder automatisch durch das System selbst oder anhand vom Kunden definierter Regeln.
Effizientes, sicheres Arbeiten mit SAP Validierung für bessere Datenqualität
Es gibt kaum Eingaben im SAP-R/3 System, die nicht gegen Stammdaten oder andere Tabelleneinträge verprobt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass in SAP erfassten Daten einerseits inhaltlich so korrekt wie möglich sind, andererseits auch der Logik des Vorganges bestmöglich entsprechen. Nicht jede Validierung lässt sich jedoch standardisiert abbilden, da nach spezifischen Anforderungen Einstellungen vorgenommen werden müssen. Für solche kundenspezifischen Prüfungen hat SAP Validierungsprogramme vorgesehen, die einfach angepasst werden können.
Was wird validiert?
Was validiert wird, ist abhängig davon, um welche Eingabe im Data Management es sich handelt. Im Stammdatenmanagement werden meist folgende Dinge geprüft:
- Ist die Zuordnung von Werten aus anderen Tabellen zulässig? Also darf beispielsweise die Kostenstelle 400 zugeordnet werden, wenn der Buchungskreis 2000 ist?
- Automatische System Validierung, bei der das System von selbst prüft, ob eine Eingabe so zulässig ist, also ob etwa ein Datumswert innerhalb des Gültigkeitszeitraums liegt.
- Dublettenprüfung: Gibt es einen Eintrag mit denselben Schlüsselwerten bereits?
- Adressvalidierung: Die SAP Adressvalidierung ermöglicht es mithilfe von im System gespeicherten Daten zu prüfen, ob Straße, Postleitzahl und Ort zusammenpassen oder ob Tippfehler oder Ähnliches vorliegen.
Für Buchungsvorgänge sind dies unter anderem folgende Prüfungen:
- Ist der Buchungsvorgang zu diesem Zeitpunkt gültig?
- Passen Sprache, Währung, Kontenart etc. zusammen oder ist ein Wert nicht zulässig?
- Darf dieser SAP-Nutzer den Vorgang ausführen?
Natürlich sind diese Verprobungen nur Beispiele und noch beliebig mit kundenspezifischen Regeln erweiterbar. Diesen sind von SAP-Seite dank User-Exits, BAdIs und Sets kaum Grenzen gesetzt. Denn wie Frank Wallraffen, Manager bei DHC, sagt: „Die Basis für eine Systemimplementierung und eine Validierung bilden die Geschäftsprozesse“.
Der Aufbau von Validierungsregeln
Für die kundenspezifischen Regeln der SAP Validierung können bis zu 999 Boolesche logische Aussagen (also wahr/falsch Prüfungen) miteinander verkettet werden. Dies reicht von einfachen Regeln bis hin zu komplexen, ausprogrammierten Matrix-Verprobungen. Dabei unterteilt sich ein Validierungsschritt immer in diese Teile:
- Voraussetzung: Ist diese erfüllt, wird der Eingabewert der Prüfung unterzogen. Wenn die Voraussetzung nicht erfüllt ist, wird nicht geprüft und der Wert wird als gültig betrachtet.
- Prüfung: Der Eingabewert wird entsprechend der durch die Voraussetzung gewählten Regeln verprobt.
- Ergebnis: Das Ergebnis der Prüfung kann entweder TRUE (wahr) oder FALSE (falsch) sein. Ist der Eingabewert korrekt, wird der Vorgang fortgesetzt. Ist er falsch, wird dem Benutzer eine Validierungsnachricht vom System gesendet, und entweder eine Korrektur gefordert oder der Vorgang abgebrochen.
Fazit:
SAP Validierung ermöglicht dem User, alle Vorgänge und Eingaben, bei denen dies sinnvoll erscheint, einer Prüfung zu unterziehen. Das wiederum erhöht die Datenqualität und sorgt für ein reibungsloses Funktionieren nicht nur des SAP-Systems, sondern auch der damit unterstützten Geschäftsprozesse.